Glossar: Assistentin des Vorstands

Aufgaben einer Assistentin des Vorstands / Direktionsassistentin

Die Assistentin des Vorstands ist eine Vertrauensperson und zentrale Anlauf- und Koordinationsstelle der vielfältigen internen und externen Aufgaben eines Unternehmens bzw. einer Unternehmensgruppe. Neben den klassischen Sekretariatsaufgaben (Postbearbeitung, Termin- und Reiseplanung, Gästebetreuung, Ablage- und Dokumentenmanagement gilt es vor allem einen reibungslosen Tagesablauf zu organisieren und den Vorstand zu entlasten. Dabei sind sowohl Prioritäten zu setzen als auch vorgegebene Prioritäten zu beachten und sowohl intern wie extern mit Geschick, Freundlichkeit, Verbindlichkeit und bei Bedarf auch mit Nachdruck die Interessen des Unternehmens zu vertreten.

Assistentin des Vorstands – eine Vertrauensposition

Dass es sich dabei um eine exponierte und absolute Vertrauensposition handelt, versteht sich von selbst. Die Assistentin des Vorstands bereitet Reden des Vorstands sowie Aufsichtsrats- und Gremiensitzungen vor und bereitet das Ergebnis dieser Sitzungen entsprechend auf. Die Assistentin des Vorstands bearbeitet vertrauliche, teils auch delikate Personalangelegenheiten, die aus bestimmten Gründen nicht in der Personalabteilung des Unternehmens bearbeitet werden sollen.

Die Assistentin des Vorstands arbeitet aktiv und gestaltend in zukunftsweisenden und weichenstellenden Projekten, die Unternehmensstruktur betreffend, mit. Auch ist sie für die Revision bestimmter Vorgänge verantwortlich.

Qualifikationen einer Assistentin des Vorstands

Eine Assistentin des Vorstands muss in der Lage sein, ein anspruchsvolles Sekretariat selbständig und souverän zu managen. Selbstverständlich kommuniziert sie in mehreren Sprachen ausgezeichnet, sowohl schriftlich als auch mündlich. Häufig können Assistentinnen des Vorstands ein abgeschlossenes Wirtschaftsstudium oder einen anderen Studiengang vorweisen, der in der speziellen Branche des Unternehmens bedeutend ist. Mindestens verfügen Sie über eine langjährige Berufserfahrung und Weiterbildung in der Management-Assistenz, z.B. als Assistentin der Geschäftsleitung oder Direktionsassistentin.

Erfahrungen in Mitarbeiterführung sind in größeren Sekretariaten des Vorstands unerlässlich, da die Assistentin des Vorstands häufig von weiteren Mitarbeitern mit Sachbearbeitungsfunktion in bestimmten Aufgabenbereichen unterstützt wird.

Soft-Skills der Assistentin des Vorstands

Häufig verfügen Assistentinnen des Vorstands über ein ausgeprägtes Zahlenverständnis, eine überdurchschnittliche Analysefähigkeit, außerordenliche Einsatzbereitschaft und Identifikation mit dem Unternehmen und den Verantwortlichen.

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