Glossar: Vorstandssekretärin

Vorstandssekretärin (m/w) – Vorstandssekretariat

Das Sekretariat des Vorstands ist die zentrale Anlauf- und Koordinationsstelle der vielfältigen internen und externen Aufgaben eines Unternehmens bzw. einer Unternehmensgruppe.

Aufgaben der Vorstandssekretärin

Neben den klassischen Sekretariatsaufgaben (Postbearbeitung, Termin- und Reiseplanung, Gästebetreuung, Ablage- und Dokumentenmanagement gilt es vor allem einen reibungslosen Tagesablauf zu organisieren und den Vorstand zu entlasten. Dabei sind Prioritäten zu setzen und vorgegebene Prioritäten zu beachten und sowohl intern wie extern mit Geschick, Freundlichkeit, Verbindlichkeit und bei Bedarf auch mit Nachdruck die Interessen des Unternehmens zu vertreten.

Vorstands-„Sekret“ärin – eine Vertrauensposition

Dass es sich dabei um eine exponierte und absolute Vertrauensposition handelt, versteht sich von selbst und geht schon aus der Bezeichnung hervor: Die Vorstandssekretärin bereitet Reden des Vorstands sowie Tagungen, Aufsichtsrats- und Gremiensitzungen vor und bereitet das Ergebnis dieser Sitzungen entsprechend auf. Die Vorstandssekretärin bearbeitet vertrauliche, teils auch delikate Personalangelegenheiten, die aus bestimmten Gründen nicht in der Personalabteilung des Unternehmens bearbeitet werden sollen.

Die Vorstandssekretärin arbeitet aktiv und gestaltend in zukunftsweisenden und weichenstellenden Projekten, die Unternehmensstruktur betreffend, mit. Auch ist sie für die Revision bestimmter Vorgänge verantwortlich.

Qualifikationen einer Vorstandssekretärin

Eine Vorstandssekretärin muss in der Lage sein, ein anspruchsvolles Sekretariat selbständig und souverän zu managen. Selbstverständlich kommuniziert sie in mehreren Sprachen ausgezeichnet, sowohl schriftlich als auch mündlich. Häufig können Vorstandssekretärinnen ein abgeschlossenes Wirtschaftsstudium oder in einem Studiengang vorweisen, der in der speziellen Branche des Unternehmens bedeutebnd ist. Mindestens verfügen Sie über eine langjährige Berufserfahrung und Weiterbildung in der Management-Assistenz, z.B. als Assistentin der Geschäftsleitung.

Erfahrungen in Mitarbeiterführung sind in größeren Vorstandssekretariaten unerlässlich, da die Sekretärin des Vorstands häufig von Mitarbeitern in bestimmten Aufgabenbereichen unterstützt wird.

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Soft-Skills der Vorstandssekretärin

Häufig verfügen Vorstandssekretärinnen über ein ausgeprägtes Zahlenverständnis, eine überdurchschnittlicher Analysefähigkeit, hohe Einsatzbereitschaft und Identifikation mit dem Unternehmen und den verantwortlichen Personen.